【個人目標シート◎ExcelVBA本】業務効率化で残業時間を削減！初心者に最適な１冊

私もそう思っていました。1度ネット上の載っている情報を頼りに独学をした事がありましたが、途中で分からなくなりすぐに挫折しました。

皆さんと同じような経験をした私ですが、VBAを分かりやすく教えてくれる

エクセル兄さん(たてばやし淳さん)のyou tubeと出版されている動画で学べる本に出会い、

VBAを使って年間100時間業務を効率化をする事が出来ました。

VBAが出来るようになるには、動画教えてくれて分かりやすいに教材に限ります。

どの教材と出会うかで習得出来るか挫折するか変わります。

この記事は、VBAを使えるようになって業務の効率化をしたいという方に向けての内容となっております。

VBAを取得したいと思った理由

VBAの取得理由として2つあります。

経理業務で役に立つ

経理は、毎日EXCELを使用し、且つ内容がルーティンとなる業務が多い為VBAを使って業務効率化をしたら大きな時間を生み出す事が出来ると共に自分も業務が楽になると思いました。

又、経理部にVBAが出来る人は極めて少ない為、出来るようになったらいいなと考えました。

プログラミングが出来たらかっこいい

お金をかけずに難しそうなコードを入力して自分で業務効率化をする事が出来たらすごい！という単純な想いからでした。

動機なんて何でも良いと思います。

初心者に絶対おすすめの本

冒頭に書かせていただきました、

たてばやし淳さんが教えるVBAが初心者目線でとても分かりやすいです。

いくつか本を見ましたがVBAを勉強を始めるには最高の一冊だと思います。この本なら挫折しないで学べると思います。

本のタイトル：EXCEL　VBA塾

ポイント：動画と書籍が連携して学べる為、文字のみの書籍よりも非常に分かりやすいです。

疑問に思う分かりづらい箇所も教えてくれる為疑問点を解消しながら勉強を進める事が出来ます。学んだ内容はすぐに確認問題で復習も出来ます。

新しく学んだ事は実務ですぐに活かせる内容がとても多いです。

仕事中にこの前学んだあれを使って効率化出来きそう！というように考えるようになります。この瞬間がとてもワクワクしたものになります。

初めて自分で作ったマクロが動いた時はとても感動します。

その感動やワクワクした気持ちがどんどん好循環になりもっと勉強したいと気持ちから作れるマクロが増えて行きます。

この本ならそれが出来るようになります！

VBAが退屈な毎日の業務に楽しくさせてくれて、仕事をするのがきっと楽しくなると思います。

you tubeでも無料でEXCELVBAの動画を上げられている為、本の購入を検討する前にどんな教え方をされているのか見てみるとイメージに繋がると思います。

VBAを経理実務で活かしてみた事8選

EXCEL兄さんのたてばやしじゅんさんの本で学んだ事を経理実務で活かした事の一部を紹介します。

基本的に普段手作業で行っているExcel操作は全てVBAで自動化出来きます。

経理業務はルーティンの業務が多いのでVBAは効率化にとても相性が良いです。

①入力のクリア

実務では、毎日、毎月Excelの決まったフォーマットに入力をし直す前に一度範囲選択して手作業でクリアしている事かと思います。

ボタン一つで入力し直す箇所をクリアする事が出来る為とても時短になります。

私は、実務ではほぼ毎日の頻度で使用しています。

②印刷

実務では書類等の送付をする際に、送付先の宛名や住所等をデータベースの一覧を元に取引先コード等を基準に1社ごと入力し直して１社ずつ印刷している事かと思います。

ボタン一つで取引先コードを手動で打ち直ししないで連続印刷出来るようになる為時短になります。

私は、実務ではEXCELで作って送付先案内書類を印刷する際にこちらを利用して行っています。

③文字や数字の置換

システムから出力したデータや人から受け取ったデータをそのままでは使えない部分を、文字修正したり数値を置き換える為に手入力で打ち直している事かと思います。

マクロのボタン一つで文字修正や数値の置換が一瞬で終わるようになります。

私の会社では、経費精算システムから出力したExcelの精算データを会計システムに取込みをする前に手直しが入る部分あったのでその時にこちらを活用した事で劇的時間短縮になりました。

毎週経費精算の払出をしている為、毎週効果を発揮してくれます。

④経費精算・交際費精算の自動判定

実務では、現場社員・他部署・事務担当者からこの飲食代はどちらで処理ですか？何て業務中によくある質問かと思います。

私は、VBAのメッセージボックスの機能を利用して、社内の経理精算と交際費精算のルールで自動判定出来るように作成しました。

質問内容に対して【はい・いいえ】を押してもらうだけで経費精算か交際費精算か社内ルールに合わせて自動判定してくれます。

これにより質問する時間、される時間を減らしてくれます。又、誤申請を減らせす事も出来ます。

全社員にメールで作成した判定ファイルを送り活用してもらいました。

以下イメージ画像

⑤売掛金管理の入金消込

実務では、売掛金を管理するExcelシートがあって、実際に入金があった際には、会計システムに入金の入力して、さらに売掛金を管理しているExcelシートにも１件ずつ消込をしているかと思います。

VBAを使うと会計システムで入金処理した後にExcelデータを出力して、売掛金を管理しているExcelシートへの貼り付けてボタン一つを押すと売掛金管理の方の消込が一瞬で終わるようになります。

私は、売掛金を管理しているExcelシートの隣のシートに会計システムから出力した入金データを貼り付けて、突合せ条件として工事番号と取引先番号と入金金額が一致していたら消し込む条件で活用しています。

売掛金の管理シートは毎月会議資料で報告書類で使用している為、毎月の頻度で使用しています。

⑥数値や文字のデータの転記

実務では、コピー＆ペーストして数値や文字を別ファイルや別シートから貼り付ける事が多いと思います。

例えば、決算時に作成したBSやPLを色んなフォーマットの提出ファイルに数値を移していくことがあると思います。

VBAならボタン一つで、作成したBSとPLのデータを元に別フォーマットのシートに一瞬で転記することが出来ます。

私は、親会社の連結パックを作成する際にこの転記を活用して時短にしています。

又、他部署からもらったExcelでの報告データを元に仕訳を起こす際等にも活用出来ます。

会計システムへ取り込む仕訳専用のExcelファイルにもらったデータの数値や文字の転記が一瞬で出来ます。

⑦フィルターによるデータ抽出からの転記

実務では、データベースの中から指定した期間のデータを抽出して、その抽出したデータを別シートや別ファイルに転記する時があると思います。

手動でフィルターで抽出して別シートや別ファイルにコピー＆ペーストでも良いですが、VBAなら自動でフィルターで抽出した後に上の⑥の数値や文字の転記で別シートや別ファイルに自動で転記をしてくれます。

合わせ技をするととても速いです。

⑧リンク

実務では、資料や日報等を作成する際に色んなサイトから情報を得て作成する場合があると思います。

私の会社では、主に現場社員の方が車を使って業務をした際にExcelファイルで運転の日誌という日報を作成して楽楽精算という経費精算システムで経費精算の際に提出してもらっています。

作成する上で、高速代のETCサイト、グーグルマップの走行距離検索サイト、ガソリン単価は会社の掲示板、楽楽精算にもログインするといったように作成する際に色んなサイトに見に行く必要がある為、少しでも現場の方の作成時間の短縮になったら良いなと思ったのがきっかけです。

リンクを埋め込みボタンを押すだけで瞬時にサイトに移動出来るようにして使っていただいております。　

※リンクについてはVBA塾の本には載って無いですが、VBA塾でVBAを学んだら、インターネットでVBAのリンク貼り付けで検索したら出てきます。とても簡単に作れます。

VBA習得のポイント

VBA塾で学んだ事は、簡単な物から実務で試してみることがとても大切です。簡単なコードでも実際に動いた時はとても感動します。

自分で物づくりをしている感覚から感じた事の無い楽しさを味わえると思います。

楽しいと思えたらもうそこからの成長はとても速いです。

VBAを学んで変わった事

①業務改善意識が身に付く

VBAを学んでみて、変わった事は業務効率化や時短を意識して仕事に取り組めるようになりました。

VBAを学ぶ前までは、業務効率化等面倒くさいと思っていたのですが今はこの業務、効率化出来ないかな？思いながら働けるようになりました。

経理マンとして働いていくにはこの感覚を得る事が出来たことは大きいと思いました。

②残業時間が減った

VBAで業務効率化して月労働時間を８時間超減らすことが出来た為、残業時間が月5時間以内になりました。

定時で帰れる日が増えた為、家族との時間を大切にしたり、資格取得等自己研鑽に時間を使えるようになりました。

③上司からの評価していただけた

VBAで業務効率化した事によって、上司から評価していただき、相談されたり頼っていただけるようになりました。

武器を作ったことによって、部内で自分の立ち位置を作る事が出来た事が嬉しかったです。

④ミスが減った

VBAを利用してから、ミスがとても減りました。人の手が入るほどミスは付き物になります。

その為VBAは設置した通りに自動処理をしてくれる為人の手が介入しないことからミスも必然的に減ります。

まとめ

私は、個人目標シートの業務効率化もVBAは一つの手段だと思います。

VBAは業務を加速して新たな時間を生み出してくれます。

自分の発送で便利に色々な場面で使う事が出来ます。

この記事を読んでVBAの魅了を感じていただき、始めてみようと思っていただけたら嬉しいです。

最初の一冊にたてばやし淳さんのVBA塾はおすすめです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。